De presentatievalkuil genaamd PowerPoint

by Speechwell ®, maart 21, 2013, 9:56.

Als je een presentatie geeft is de kans 99% dat je bij de voorbereiding daarvan PowerPoint gebruikt. Je collega’s gebruiken PowerPoint, je hele organisatie gebruikt PowerPoint, op een congres zie je voornamelijk PowerPoint, je weet niet beter. Het vervelende is dat presentatiesoftware als PowerPoint, Keynotes en Prezi je vaak niet helpt beter te presenteren, terwijl het daar wel voor bedoeld is. Je bent te afhankelijk van de software, je leest je dia’s op en je presentatie is daardoor een stuk statischer en saaier dan nodig en mogelijk is. De macht van PowerPoint is zo groot dat het feitelijk de presentatie van je overneemt en jij de software ondersteunt in plaats van andersom, zoals het eigenlijk bedoeld is. Hoe gebeurt dat en hoe kan dat beter?

Waar gaat het fout?

Presentatiesoftware heeft 3 functies:

  • Het helpt je de inhoud en structuur te ordenen, door opsommingslijsten op dia te zetten.
  • Het ondersteunt je bij het maken van een hand-out door aan de inhoud en structuur illustraties en andere visuele informatie toe te voegen.
  • Je kunt je presentatie duidelijker en boeiender maken met krachtige beelden.


Wat bijna iedereen doet is deze drie functies door elkaar husselen. Zo ontstaat een presentatie waarbij de volledige inhoud in trefwoorden of in hele zinnen op dia staat (fout!). Die inhoud wordt aangevuld met veel te veel plaatjes en informatie die voor de toehoorders eigenlijk overbodig is (fout!), waar tussendoor vaak enkele krachtige beelden staan (goed!), die helaas aan kracht verliezen door de overkill aan visuele informatie eromheen (fout!).

Om de drie functies uit elkaar te trekken is een andere manier van voorbereiden nodig en die vraagt zowel een andere mindset als een andere presentatietool. De mindset is dat een presentatie geen opsomming van inhoudelijke punten is die wordt aangevuld met zo veel mogelijk leuke plaatjes, spreadsheets en grafieken. Een presentatie is veel meer dan dat. Elke sterke presentatie bestaat uit een unieke mix van ingrediënten, die zo op de toehoorders is afgestemd dat het bij hen in de smaak valt. Inhoud, structuur en dia’s zijn enkele van die ingrediënten, maar er zijn er veel meer, zoals taal, interactie, rapport (afstemming op toehoorders) en imago. De consequentie daarvan is dat PowerPoint, Keynotes en Prezi niet de meest geschikte tools zijn om een presentatie mee voor te bereiden. Ze bieden je een recept waaraan belangrijke ingrediënten ontbreken. Daardoor smaakt de presentatie minder goed. Speechwell is ontworpen om er sterke en op je toehoorders afgestemde presentaties mee te maken en om jezelf goed voor te bereiden op het geven van die presentaties. Speechwell is een volledig recept. Alle ingrediënten zitten in je presentatie en die valt gegarandeerd goed in de smaak bij je toehoorders. Je maakt eerst een krachtig verhaal en daarna kijk je of dat verhaal duidelijker en boeiender wordt door er een aantal krachtige dia’s aan toe te voegen. Dat zijn dan vaak niet meer dan vier of vijf dia’s. Speechwell is geen vervanging voor PowerPoint. PowerPoint gebruik je nog steeds om dia’s en een hand-out te maken. Het grote verschil is dat je bij het maken van een presentatie niet PowerPoint opstart, maar Speechwell. En het allergrootste verschil is dat je daardoor een veel sterkere presentatie maakt, die door je toehoorders positief wordt ontvangen.

Een aantal tips om je op weg te helpen

  1. Wanneer je een presentatie maakt, bepaal dan eerst het doel en vervolgens de inhoud en de structuur, de volgorde waarin je de inhoud gaat presenteren.
  2. Stem de inhoud af op wat je toehoorders van jou nodig hebben om mee te gaan met wat jij van ze wilt.
  3. Bepaal daarna hoe je die inhoud met taal voor deze toehoorders beeldend en boeiend kunt maken (praktijkcasus, anekdote, metafoor, spreektaal, retorica).
  4. Besluit pas daarna welke dia’s je presentatie duidelijker en boeiender maken.

 

Vergelijk het met het schrijven van een boek. Je begint met na te denken over inhoud en structuur, dan bepaal je de vorm (taal) en als laatste huur je een tekenaar of illustrator in om het boek te verlevendigen. Ik ken geen schrijver die eerst begint met tekeningen. Er zijn echter massa’s presentatoren die hun hele presentatie in plaatjes zetten en in feite stripboeken maken (fout!).

  1. Probeer zo min mogelijk dia’s met tekst te gebruiken. Dia’s met tekst gebruik je vaak alleen voor jezelf, als aantekeningen. Zet die informatie op kaartjes of op papier, zodat je er af en toe op kunt kijken.
  2. Probeer met maximaal vijf krachtige dia’s je verhaal te ondersteunen. Gebruik zo min mogelijk illustraties die weinig zeggingskracht hebben.
  3. Communiceer per dia één duidelijke boodschap. Vaak staat er te veel informatie op een dia, waardoor er meerdere boodschappen zijn en de dia minder duidelijk wordt.
  4. Minimaliseer het aantal animaties, of speciale effecten, dat je gebruikt in je presentatie. Het is leuk dat programma's zoals PowerPoint deze mogelijkheid bieden, maar deze effecten leiden vaak eerder af dan dat ze iets toevoegen.



Meer weten?


Bezoek ons op www.speechwell.com. Je kunt er al je presentaties voorbereiden met de online Videogids. Je vindt er korte video’s vol informatie waarmee je direct je presentatie kunt verbeteren. Wil je liever een persoonlijke aanpak, training of coaching? Kijk dan op www.speechwell.com bij Speechwell Academy.